Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le service Fylaxo (« le Service ») est édité par NODEXA, SASU au capital de 1 000 € · RCS Bordeaux 989 289 194, dont le siège social est situé 4 rue de la Concorde, 33000 Bordeaux, SIRET 989 289 194 00015 (« nous »), responsable du traitement de vos données au sens du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Pour toute question sur vos données : contact@fylaxo.ai.

Dans un espace pro, l'entreprise cliente est responsable du traitement des données de ses collaborateurs et de leurs correspondants ; nous agissons alors comme son sous-traitant, selon le contrat de traitement des données (https://app.preprod.fylaxo.ai/#/legal/dpa). Nous restons responsables de la gestion des comptes, de la facturation et de la sécurité du Service.

2. Les données que nous traitons

Selon les fonctions que vous utilisez :

• Compte : adresse e-mail, nom affiché, mot de passe (stocké haché, jamais en clair), secret de double authentification (chiffré), préférences, espaces dont vous êtes membre et votre rôle dans chacun, appareils et sessions.
• Mails : quand vous connectez une boîte Gmail, Outlook ou IMAP, nous copions les en-têtes, le contenu et les pièces jointes de vos messages pour les afficher, les trier, les résumer et y répondre ; nous enregistrons aussi les résumés, catégories, dossiers et brouillons produits pour vous. Ces mails contiennent des données sur vos correspondants. Les mots de passe IMAP et les jetons d'accès Google et Microsoft sont chiffrés.
• Agenda : les événements des agendas Google ou Outlook que vous connectez et ceux de l'agenda Fylaxo, avec leurs participants. Si vous prenez rendez-vous sur la page de prise de rendez-vous d'un cabinet qui utilise Fylaxo, ce que vous y indiquez (nom, adresse e-mail, téléphone, réponses) est traité pour le compte de ce cabinet, responsable de ces données.
• Contacts : les contacts des carnets d'adresses que vous connectez (Google en lecture seule, iCloud) et les personnes que vous enregistrez.
• Listes, échéancier et factures repérées dans vos mails (émetteur, montant, échéance).
• Documents : les fichiers que vous importez, chiffrés sur nos serveurs, et le texte qui en est extrait pour répondre à vos questions. Si vous envoyez un document à signer, il est transmis à Yousign (Youtrust SAS, Caen) avec le nom, l'adresse e-mail et, si vous l'indiquez, le numéro de mobile de chaque signataire ; le document signé et la preuve de signature reviennent dans vos documents.
• Temps passé et fiches de vigilance (espaces professionnels) : les durées que vous saisissez par client, ou que vous validez parmi celles proposées d'après vos propres mails envoyés et rendez-vous ; rien n'est compté sans votre validation. Vous seul voyez le détail de vos saisies et de ces propositions ; les membres de l'espace voient le total par client, qui, dans un espace de deux personnes, permet de déduire votre part. Le cabinet peut aussi tenir sur ses clients des fiches de vigilance au titre de la lutte contre le blanchiment (niveau de risque, dates de vérification et de revue, note courte) ; il en est responsable, et Fylaxo les traite pour lui.
• Voix : quand vous parlez à Fylaxo, le son est transmis en direct à notre fournisseur d'intelligence artificielle pour être transcrit et obtenir la réponse ; nous ne l'enregistrons pas et ne le conservons pas. La transcription écrite est gardée dans vos conversations. Si vous l'activez, une empreinte vocale (une suite de nombres calculée sur nos serveurs à partir des phrases que vous enregistrez) sert à reconnaître qui parle dans la famille.
• Notes de réunion (Apple Watch) : vous lancez la prise de notes après avoir confirmé avoir prévenu les participants ; nous gardons l'heure de cette confirmation. Le son est envoyé par morceaux d'environ deux minutes à notre fournisseur d'intelligence artificielle pour être transcrit, puis aussitôt effacé, sur la montre comme sur nos serveurs. Nous gardons le résumé, les décisions et les tâches proposées, dans une conversation « Notes de réunion » ; la transcription est effacée dès que le résumé est fait. Aucune voix n'est identifiée et aucune empreinte vocale n'est calculée. Si l'IA de votre espace est réglée sur l'Europe avec un autre fournisseur, ou coupée, la prise de notes n'est pas disponible.
• Réunions en visio : la visioconférence de Fylaxo passe par notre propre serveur, hébergé en France chez OVH ; aucun autre prestataire n'intervient dans la visio. Le son et l'image ne sont jamais enregistrés. Une personne invitée par lien n'a pas besoin de compte : elle donne seulement un nom, qui n'est jamais écrit dans nos journaux et qui est effacé 30 jours après sa venue ; le lien lui-même expire 30 jours après la réunion. Si l'organisateur lance la prise de notes, chaque participant en est averti à l'écran : nous gardons l'heure à laquelle il indique avoir compris et, s'il s'y oppose, l'heure de son opposition, que l'organisateur reçoit aussitôt. Le son mélangé de la réunion est alors envoyé par morceaux à notre fournisseur d'intelligence artificielle pour être transcrit, puis aussitôt effacé, comme pour les notes sur la montre ; aucune voix n'est identifiée, et le résumé ne nomme une personne que si son nom est prononcé pendant la réunion. Dans un espace professionnel, le cabinet qui organise la réunion est responsable de ces données, et Fylaxo les traite pour lui.
• Position : seulement quand vous touchez « Joindre ma position » (📍) avec une question, et après l'autorisation de votre téléphone ou de votre navigateur. Elle est arrondie à une dizaine de mètres, sert à répondre à cette question (trajet, lieux proches), n'est pas transmise à notre fournisseur d'intelligence artificielle sous forme de coordonnées et n'est pas conservée. Les lieux et trajets proposés restent dans la conversation, sans votre position de départ. Dans l'application mobile, si vous activez le réglage « Toujours partager ma position avec Fylaxo », elle est jointe de la même façon à chacune de vos questions, écrites ou à voix haute, tant que le réglage reste actif, sans jamais être conservée ni écrite dans nos journaux ; vous pouvez le désactiver à tout moment.
• Envois privés : les fichiers sont chiffrés sur votre appareil avant l'envoi ; nous ne conservons que le fichier chiffré, sa taille, sa date d'expiration et le nombre de téléchargements, jamais la clé.
• Usage et crédits : la consommation d'intelligence artificielle de chaque espace (quantité de texte et de voix, crédits), les journaux techniques et le journal de sécurité (connexions, adresses IP, actions sensibles).
• Paiement : le paiement est traité par Stripe. Nous recevons l'identifiant client, l'état de l'abonnement et les factures ; nous ne voyons jamais votre numéro de carte.
• Notifications : si vous les autorisez, l'identifiant de notification de votre téléphone ; sur ordinateur, si vous activez les notifications du navigateur, l'abonnement de ce navigateur (section 15).
• Assistance : si vous ouvrez l'aide en ligne, vos messages à notre support et, si vous êtes connecté, votre adresse e-mail et votre nom affiché (section 15).

3. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base

• Fournir le Service que vous avez demandé : compte, synchronisation, tri et résumés, assistant écrit et vocal, agenda, listes, documents, envois privés, notifications. Base : l'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).
• Facturer et tenir la comptabilité. Base : l'exécution du contrat et nos obligations légales (article 6.1.c).
• Sécuriser le Service, prévenir la fraude et les abus, garder la trace des opérations sensibles. Base : notre intérêt légitime à protéger le Service et ses utilisateurs (article 6.1.f).
• Vous envoyer les messages liés à votre compte (vérification de votre adresse, sécurité, suppression, évolution des conditions). Base : l'exécution du contrat.
• Répondre à vos demandes d'assistance. Base : l'exécution du contrat, ou les mesures prises à votre demande avant de vous abonner (article 6.1.b).
• Reconnaître votre voix par une empreinte vocale, si vous l'activez. Base : votre consentement explicite (article 9.2.a), que vous pouvez retirer à tout moment en supprimant votre profil vocal.
• Améliorer le Service à partir de statistiques d'usage agrégées. Base : notre intérêt légitime. Vos contenus ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas vos données, ne les louons pas, ne nous en servons pas pour de la publicité ou du profilage publicitaire, et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le tri automatique de vos mails n'a aucun effet juridique sur vous : vous pouvez corriger chaque classement.

5. Données reçues des API Google

Fylaxo's use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Fylaxo does not use data obtained through Google Workspace APIs to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models. (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy)

En français : l'utilisation par Fylaxo des informations reçues des API Google respecte le règlement de Google sur les données des utilisateurs des services d'API (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Concrètement :

• Fylaxo accède, avec votre autorisation, à Gmail (lire vos messages et leurs pièces jointes, créer des libellés, classer, archiver, marquer comme lus ou non lus, mettre en spam ou en sortir, mettre à la corbeille ce que vous supprimez, et envoyer depuis votre adresse ce que vous avez décidé d'envoyer : les réponses et messages que vous validez, une demande de désabonnement quand vous la demandez, les réponses d'absence et les relances que vous avez programmées, et, seulement si le service d'envoi de Fylaxo est indisponible, les messages que vous lui demandez d'envoyer pour vous : invitations à vos espaces, liens vers votre espace client, confirmations de rendez-vous de votre page de réservation ; jamais de suppression définitive), à Google Agenda (la liste de vos agendas, leurs événements, l'ajout ou la modification d'un événement à votre demande) et à Google Contacts (lecture seule), ainsi qu'à l'adresse de votre compte.
• Ces données servent uniquement à fournir et améliorer les fonctions que vous voyez dans l'application : tri, résumés, réponses proposées, classement, échéancier, agenda, recherche de contacts.
• Elles ne sont transférées que pour fournir ces fonctions, avec votre consentement donné en connectant votre compte (à nos sous-traitants listés plus bas, dont le fournisseur d'intelligence artificielle, sous contrat et sans entraînement), pour la sécurité du Service, pour respecter la loi, ou dans le cadre d'une fusion, acquisition ou cession d'actifs, après avoir obtenu votre consentement exprès préalable.
• Elles ne sont jamais utilisées pour de la publicité, y compris ciblée, personnalisée ou de reciblage, et ne sont jamais vendues.
• Personne ne les lit, sauf avec votre accord explicite pour des messages précis (par exemple pour une demande d'assistance), lorsque c'est nécessaire à la sécurité (enquête sur un abus, faille), pour respecter la loi, ou sous forme agrégée pour le fonctionnement interne du Service.
• Elles ne servent jamais à évaluer une solvabilité ni à accorder un crédit, et ne sont jamais transférées à des plateformes publicitaires, des courtiers en données ou des revendeurs d'informations. Les données agrégées ou anonymisées tirées de ces données ne sont communiquées à personne.
• Elles ne servent pas à développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique généralistes ou non personnalisés.
• Vous pouvez retirer l'accès de Fylaxo à tout moment dans vos réglages Fylaxo, ou sur https://myaccount.google.com/permissions.

5 bis. Google user data (English version)

Fylaxo's use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Fylaxo's use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Fylaxo does not use data obtained through Google Workspace APIs to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models.

This section restates in English how Fylaxo handles data received from Google APIs. It applies only to the Google services you choose to connect, and only after you grant access on Google's consent screen.

• Data accessed. Gmail (gmail.modify scope): the headers, bodies and attachments of your messages, your labels, and the “send mail as” addresses verified in your Gmail settings, so that mail sent from them is recognized as yours. Fylaxo can also create labels, add or remove labels on your messages (to file them, archive them, or mark them as read or unread), move messages to or out of spam, and move the messages you delete to the Gmail trash. It sends mail from your address only when you decided it: the replies and messages you review and confirm, an unsubscribe request when you ask to leave a mailing list, and the automatic messages you set up yourself (an out-of-office reply during an absence you schedule, reminders to your own clients), and, only when Fylaxo's own sending service is unavailable, the messages you ask Fylaxo to send for you (invitations to your spaces, links to your client portal, appointment confirmations from your booking page). It never permanently deletes a message. Google Calendar (calendar.calendarlist.readonly and calendar.events scopes): the list of your calendars and the events of the calendars you choose to display; it creates or updates an event, or answers an invitation, only at your request. Google Contacts (contacts.readonly scope): the names, email addresses, phone numbers, organizations and birthdays of your contacts, read only. Your Google account's email address, to label the connection, and, if you sign in with Google, your name.
• Data use. Google user data is used only to provide and improve the features you see in Fylaxo: displaying your mail, sorting it by priority, summaries, detecting invoices and documents to file, replies suggested by our AI that you review before anything is sent, search, spam checks (your known contacts are never treated as spam), recipient suggestions, your calendar and availability. When you correct how a message was sorted, Fylaxo keeps that correction to sort your future mail the same way; this learning is personal to your account and never used for anyone else. The only aggregated figures derived from Google user data are operational counts (such as the number of messages synchronized or AI credits used), used to run and bill the service. Google user data is never used for advertising, never used to assess creditworthiness or for lending, and never sold.
• Data sharing. Google user data is shared only as needed to provide these features: with our AI providers, OpenAI Ireland Ltd (processed outside the EU for now, notably in the United States, under the European Commission's standard contractual clauses, until EU data residency is available to us) and Mistral AI (France), which process message content through their APIs to produce summaries, sorting and suggested replies and, under their API terms, do not use it to train their models; with our hosting provider, OVHcloud (France); with the members of your Fylaxo spaces, when you share a mailbox or a calendar with them; and, only when you turn these features on, with your accounting software (the invoices you send to it), with Yousign (the documents you send for signature) and with the notification services Expo and OneSignal (the text of a notification, which may include the sender and subject of an important message). It may also be disclosed to comply with the law, to protect the security of the service, or as part of a merger, acquisition or sale of assets after obtaining your prior consent. Aggregated or anonymized data derived from Google user data is not shared with anyone. Google user data is never transferred to advertising platforms, data brokers or information resellers, nor to any AI provider that would use it to train its models. No one at Fylaxo reads your Google user data unless you give explicit consent for specific messages (for example for a support request), it is necessary for security purposes, it is required by law, or it is aggregated for internal operations.
• Data protection. Data is hosted in France (OVHcloud, ISO 27001 data centers) and encrypted in transit (TLS). Google OAuth tokens and imported documents are encrypted at rest (AES-256-GCM). Each space is isolated, two-factor authentication is mandatory for administrators, administrative access is logged, and backups are encrypted.
• Data retention and deletion. Copies of your messages are kept while your Gmail mailbox is connected; disconnecting it in Fylaxo deletes those copies and its access token. A message you delete in Fylaxo goes to your Gmail trash, where you can restore it until Gmail empties the trash (after 30 days), and its copy in Fylaxo is removed. Disconnecting Google Calendar or Google Contacts deletes the calendars, events and contacts copied from them. Your sorting corrections (sender, subject and a short summary of the corrected message, 300 at most) are kept until you delete your account. The questions you ask Fylaxo about a message and its answers (the last 12, encrypted) are kept with that message until you clear them, the message is removed, or you delete your account. If you delete your account, everything that belongs only to you is erased 30 days after your request, and disappears from our backups at most 35 days later. Security logs (sign-ins, IP addresses, sensitive actions) are kept 12 months, then deleted. You can also revoke Fylaxo's access at any time on https://myaccount.google.com/permissions, or write to contact@fylaxo.ai to have your data deleted.

6. Données reçues de Microsoft et des autres boîtes mail

Les mêmes règles s'appliquent aux mails et agendas reçus de Microsoft (Outlook, Microsoft 365) et de toute boîte IMAP : utilisés seulement pour les fonctions que vous voyez, jamais vendus, jamais utilisés pour de la publicité, ni lus par une personne hors des cas ci-dessus. Vous pouvez retirer l'accès de Fylaxo dans vos réglages Fylaxo, ou sur https://account.live.com/consent/Manage pour un compte Microsoft personnel.

7. Qui reçoit vos données

Les membres de vos espaces voient ce que vous y partagez. Chez nous, seules les personnes qui en ont besoin y ont accès ; elles sont tenues à la confidentialité, et chaque accès d'administration est journalisé.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, liés par contrat et soumis aux mêmes obligations de protection :

• OVH SAS (OVHcloud) (France) : Hébergement des serveurs, de la base de données, des fichiers et des sauvegardes. Union européenne, aucun transfert.
• OpenAI Ireland Ltd (États-Unis et autres pays où OpenAI traite les données, en attendant la résidence des données en Europe) : Intelligence artificielle : tri et résumé des mails, réponses écrites et vocales, lecture des documents. Données non utilisées pour l'entraînement ; transfert hors de l'Union encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues par l'accord de traitement des données d'OpenAI.
• Mistral AI (France) : Intelligence artificielle de secours, pour le texte, quand OpenAI ne répond pas. Union européenne, aucun transfert.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) : Paiement des abonnements et des crédits. Union européenne ; clauses contractuelles types pour les entités du groupe hors UE.
• 650 Industries, Inc. (Expo) (États-Unis) : Acheminement des notifications vers les téléphones (relayées à Apple et Google) : titre et texte de la notification. Transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (à confirmer dans l'accord de traitement d'Expo).
• Crisp IM SAS, 2 boulevard de Launay, 44100 Nantes (France ; données hébergées aux Pays-Bas et en Allemagne) : Aide en ligne (chat d'assistance), seulement quand la personne l'ouvre : messages échangés avec le support, adresse e-mail et nom affiché de la personne connectée, données techniques du navigateur (adresse IP, langue, appareil, page consultée). Union européenne ; des serveurs relais hors de l'Union (États-Unis, Royaume-Uni, Singapour), qui accélèrent la connexion des visiteurs lointains, ne gardent que des journaux de connexion (adresse IP, date, navigateur) : garanties de ces transferts à confirmer dans l'accord de traitement de Crisp.
• OneSignal, Inc., 201 S. B Street, Suite 200, San Mateo, CA 94401 (États-Unis ; données hébergées en Europe, accessibles depuis les États-Unis) : Notifications du navigateur sur ordinateur, si la personne les active : identifiant interne du compte (jamais l'adresse e-mail), abonnement du navigateur et ses données techniques (adresse IP, type de navigateur, langue), titre et texte de chaque notification. Transfert vers les États-Unis : OneSignal est certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), couvert par la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023, et s'engage aussi par les clauses contractuelles types.
• Youtrust SAS (ex-Yousign), Rue de Suède, avenue Pierre Berthelot, 14000 Caen, RCS Caen 794 513 986 (France) : Signature électronique, seulement pour les documents qu'un membre envoie à signer : le document PDF, le nom, le prénom, l'adresse e-mail et, s'il est indiqué, le numéro de mobile de chaque signataire (code par SMS), le message joint ; en retour, le document signé et le dossier de preuve (dates, adresses IP et étapes de la signature). Union européenne, aucun transfert ; prestataire de services de confiance qualifié (règlement eIDAS), certifié ISO 27001.
• Twilio Ireland Limited, 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, Irlande (groupe Twilio Inc.) (Irlande ; traitement possible aux États-Unis) : Appels téléphoniques passés par Fylaxo à la demande d'une personne, seulement si elle utilise cette fonction : le numéro appelé, l'audio de l'appel le temps qu'il dure, le nom de la personne pour qui l'appel est passé, s'il est prononcé, et le journal de l'appel (numéros, heure, durée). Transfert vers les États-Unis encadré par les règles d'entreprise contraignantes (BCR) de Twilio, sa certification au cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types : à confirmer dans l'accord de traitement de Twilio.
• Functional Software, Inc. (Sentry), 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, États-Unis (Union européenne (Francfort, Allemagne) ; éditeur établi aux États-Unis) : Suivi des erreurs techniques de l'application : le message d'erreur et l'endroit du code, la page ou la route concernée (sans ses identifiants ni ses paramètres), le navigateur et la version de Fylaxo, l'identifiant interne du compte (jamais l'adresse e-mail, ni le contenu des mails ou des documents). Données hébergées dans l'Union européenne ; pour tout accès depuis les États-Unis, certification au cadre de protection des données UE–États-Unis et clauses contractuelles types de l'accord de traitement de Sentry.
• Cartes, lieux et trajets, quand vous joignez votre position ou demandez un itinéraire : la position ou l'adresse est envoyée, sans votre nom ni votre compte, à des services publics et gratuits qui répondent à la seule question posée : OpenStreetMap (recherche d'adresses avec Nominatim, de lieux avec Overpass, et fonds de carte, chargés directement par votre appareil, qui voit donc votre adresse IP), Transitous (itinéraires en transports en commun, à pied, à vélo, en voiture) et, à Londres, Transport for London. Les images d'illustration viennent de Wikimedia Commons.
• Vérifier une entreprise (outil) : seul le numéro saisi, sans votre nom ni votre compte, est envoyé à l'annuaire des entreprises de l'État (recherche-entreprises.api.gouv.fr, pour un SIREN ou un SIRET) ou au service VIES de la Commission européenne (pour un numéro de TVA), qui répondent à cette seule question. Un IBAN est vérifié sur nos serveurs uniquement.
• Envoi des e-mails du Service (vérification d'adresse, alertes) : OVH SAS (OVHcloud Email Pro, France). Union européenne, aucun transfert.

8. Les services que vous connectez

Google, Microsoft, Apple (iCloud) et votre hébergeur de mail ne sont pas nos sous-traitants : ce sont vos propres prestataires, auxquels Fylaxo accède à votre demande. Quand vous répondez à un mail depuis Fylaxo, le message part de votre propre boîte. Leurs politiques de confidentialité s'appliquent aux données qu'ils détiennent.

Votre logiciel comptable fait partie de ces services. Si votre espace le relie à Fylaxo (Pennylane, Tiime, Inqom, MyUnisoft ou une autre adresse de collecte), les factures que vous choisissez d'envoyer, ou toutes celles reçues si vous activez l'envoi automatique, lui sont transmises : le fichier, et les informations lues dedans (fournisseur, numéro, dates, montants). L'envoi part par e-mail depuis contact@fylaxo.ai vers l'adresse de collecte que vous avez indiquée, ou par l'API de Pennylane avec la clé que vous avez fournie, conservée chiffrée. Le logiciel comptable traite ensuite ces données selon votre propre contrat avec lui ; vous pouvez couper le lien à tout moment dans les réglages de la GED.

9. Transferts hors de l'Union européenne

Vos données sont hébergées en France. En attendant la résidence des données en Europe chez OpenAI, ce que vous demandez à son intelligence artificielle (texte, voix, lecture des documents) est pour le moment traité hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis : ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Lorsqu'un autre sous-traitant ou sa maison mère est établi hors de l'Union, le transfert éventuel est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne, dont le cadre de protection des données UE–États-Unis, ou par ses clauses contractuelles types, complétées des mesures nécessaires. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

10. Combien de temps nous les gardons

• Compte et contenus : tant que votre compte existe. Si vous demandez sa suppression, il est effacé 30 jours après votre demande (délai pendant lequel vous pouvez l'annuler en vous reconnectant, puis en cliquant sur « Annuler la suppression »), avec tout ce qui n'appartient qu'à vous.
• Sauvegardes : dès que la sauvegarde automatique est en service, une sauvegarde chiffrée par jour, gardée 14 jours, et une par semaine, gardée jusqu'à 35 jours. Une donnée effacée disparaît des sauvegardes au plus tard 35 jours après.
• Mails copiés : tant que la boîte est connectée ; la déconnecter efface sa copie dans Fylaxo. Un mail que vous supprimez dans Fylaxo part dans la corbeille de votre boîte mail, et sa copie dans Fylaxo est effacée. Agendas et contacts synchronisés : tant que le compte qui les fournit est connecté ; le déconnecter efface les agendas, événements et contacts copiés depuis lui.
• Corrections de tri : quand vous corrigez le classement d'un mail, Fylaxo garde l'expéditeur, l'objet et un court résumé de ce mail (300 corrections au plus, les plus anciennes partent d'abord) pour trier vos prochains mails de la même façon, jusqu'à la suppression de votre compte, même après la déconnexion de la boîte.
• Travail sur un mail (« Traiter avec Fylaxo ») : les documents choisis et les 12 dernières questions posées sur ce mail avec leurs réponses, chiffrés, pour chaque personne ; effacés avec le bouton « Effacer », avec le mail ou avec le compte.
• Réponses envoyées depuis une boîte mail partagée dans un espace : le texte de la réponse est gardé 30 jours, pour que les autres membres puissent la voir, puis effacé.
• Application mobile : pour fonctionner sans réseau, l'application garde sur le téléphone une copie des derniers écrans consultés (mails, agenda, listes, factures, documents et clients, échanges avec Fylaxo) ; elle est effacée quand vous vous déconnectez.
• Voix : le son n'est pas conservé. Les transcriptions restent dans vos conversations jusqu'à ce que vous les supprimiez. L'empreinte vocale est effacée quand vous supprimez votre profil vocal ou votre compte.
• Temps passé : jusqu'à la suppression du client ou de votre compte.
• Fiches de vigilance : 5 ans après la fin de votre relation avec le cabinet (article L561-12 du Code monétaire et financier), puis effacées automatiquement ; le cabinet peut, pour un motif précis (demande d'une autorité, procédure en cours), reporter cet effacement de 5 ans au plus.
• Notes de réunion : le résumé reste jusqu'à ce que vous supprimiez la note ou sa conversation ; la transcription est effacée dès que le résumé est fait. Une prise de notes jamais terminée (montre coupée, résumé en échec) est effacée au bout de 7 jours.
• Réunions en visio : le nom d'une personne invitée est effacé 30 jours après sa venue ; le son et l'image ne sont pas conservés.
• Envois privés : jusqu'à leur date d'expiration, puis supprimés.
• Conversations avec le support : jusqu'à 3 ans après votre dernier message, puis supprimées ; plus tôt si vous nous le demandez.
• Rendez-vous de démonstration : 3 ans après notre dernier échange, puis supprimés (durée recommandée par la CNIL pour la prospection), plus tôt si vous nous le demandez.
• Notifications sur ordinateur : l'abonnement de votre navigateur reste chez OneSignal tant que les notifications y sont activées ; les notifications envoyées y sont gardées environ 30 jours. La suppression de votre compte efface votre profil chez OneSignal.
• Factures et pièces comptables : 10 ans, comme l'exige le Code de commerce (article L123-22), même après la suppression du compte.
• Journal de sécurité (connexions, adresses IP, actions sensibles) : 12 mois, puis effacé ; après la suppression d'un compte, ses lignes sont gardées sans l'adresse e-mail jusqu'à cette échéance.

11. Sécurité

Nous protégeons vos données notamment par les mesures suivantes :

• Hébergement en France (OVHcloud), dans des centres de données certifiés ISO 27001.
• Chiffrement des échanges (TLS) entre les applications, les serveurs et les services connectés.
• Chiffrement au repos (AES-256-GCM) des mots de passe de boîtes mail, des jetons d'accès, des secrets de double authentification et des documents importés.
• Envois privés chiffrés de bout en bout : la clé n'existe que dans le lien, le serveur ne peut pas lire les fichiers.
• Mots de passe des comptes hachés (bcrypt), double authentification (TOTP) disponible pour tous et obligatoire pour l'administration, blocage progressif après des échecs de connexion, limitation du nombre de requêtes.
• Sessions révocables à tout moment, déconnexion de tous les appareils après un changement de mot de passe ou de double authentification.
• Cloisonnement par espace : un collaborateur n'accède qu'aux espaces dont il est membre, avec des rôles (responsable, administrateur, membre).
• Journal d'audit des connexions, des actions d'administration et des opérations sensibles.
• Dès la mise en service de la sauvegarde automatique : une sauvegarde chiffrée quotidienne, conservée hors du serveur principal, en France, 35 jours au plus, avec un test de restauration.
• Fournisseurs d'IA utilisés par API, sans utilisation des données pour l'entraînement : Mistral AI dans l'Union européenne, OpenAI hors de l'Union pour le moment (clauses contractuelles types de la Commission européenne).

12. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité de vos données, du droit de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, du droit de retirer votre consentement à tout moment, et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer la plupart de ces droits vous-même : dans Réglages → Mes données, « Télécharger mes données » vous donne une copie complète dans un fichier ZIP, dans des formats réutilisables (JSON et fichiers d'origine) : vos conversations, documents, brouillons et envois de mails, et aussi les demandes de pièces que vous avez faites à vos clients avec les pièces qu'ils ont déposées, et le temps passé que vous avez saisi ; seules y figurent les données qui vous concernent, pas l'ensemble des dossiers de votre cabinet. « Supprimer mon compte » lance l'effacement ; vos informations se modifient directement dans Réglages. Pour le reste, écrivez-nous à contact@fylaxo.ai. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe ; nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.

Pour supprimer votre compte sans l'application mobile : connectez-vous sur https://app.preprod.fylaxo.ai et ouvrez Réglages → Mes données → Supprimer mon compte, ou écrivez-nous à contact@fylaxo.ai depuis l'adresse e-mail de votre compte.

Dans un espace pro, nous pouvons transmettre votre demande à l'entreprise responsable du traitement.

13. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur https://www.cnil.fr.

14. Cookies et stockage local

Fylaxo n'utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience. L'application web garde dans votre navigateur (stockage local) ce qui est nécessaire à son fonctionnement : votre session, votre thème et vos préférences d'affichage ; l'application mobile garde votre session dans le trousseau sécurisé du téléphone. Ces éléments strictement nécessaires ne demandent pas de consentement.

Deux exceptions, seulement à votre demande : si vous ouvrez l'aide en ligne, Crisp dépose un cookie pour retrouver votre conversation (6 mois au plus) ; si vous activez les notifications sur ordinateur, OneSignal installe dans votre navigateur le petit programme qui les reçoit (un « service worker ») et y garde l'identifiant de l'abonnement. Le site vitrine, lui, ne dépose aucun cookie tant que vous n'ouvrez pas l'aide en ligne.

15. Aide en ligne, notifications sur ordinateur et démonstrations

Aide en ligne. Le bouton « Besoin d'aide ? » du site et l'entrée « Aide » de l'application ouvrent un chat avec notre support, fourni par Crisp IM SAS (Nantes ; données hébergées aux Pays-Bas et en Allemagne). Rien n'est chargé depuis Crisp avant votre clic. Crisp reçoit alors vos messages, les données techniques de votre navigateur (adresse IP, langue, appareil, page consultée) et, si vous êtes connecté à l'application, votre adresse e-mail et votre nom affiché, pour que nous sachions qui nous écrit. Dans l'application mobile, « Contacter le support » ouvre la même conversation dans votre navigateur. Vous pouvez aussi nous écrire simplement à contact@fylaxo.ai.

Notifications sur ordinateur. Dans l'application web, Réglages → Général → « Notifications sur cet ordinateur » vous fait recevoir les annonces de Fylaxo (mails importants, rappels, factures à payer) dans une notification du navigateur. Elles passent par OneSignal, Inc. (États-Unis), certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis. OneSignal reçoit l'identifiant interne de votre compte, jamais votre adresse e-mail, l'abonnement de votre navigateur et ses données techniques, et le titre et le texte de chaque notification. Rien n'est chargé depuis OneSignal tant que vous ne les activez pas, et nous ne lui envoyons rien pour vous quand elles sont désactivées. Pendant vos heures calmes, elles arrivent sans insister. Sur téléphone, les notifications passent par Expo (section 7).

Démonstrations. Le lien « Réserver une démo » du site vitrine ouvre notre page de prise de rendez-vous chez Calendly LLC (États-Unis), certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis, ou, selon la page proposée, notre propre page de prise de rendez-vous dans Fylaxo, hébergée en France. Rien n'est chargé depuis Calendly avant votre clic. Si vous réservez, nous recevons, directement ou par Calendly, votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre cabinet ou de votre entreprise et vos réponses au formulaire de réservation, et vous recevez une confirmation par e-mail. Nous nous en servons uniquement pour organiser la démonstration et vous recontacter à son sujet (intérêt légitime de NODEXA à présenter son service) ; ce sont des données de prospection, distinctes de celles que vous confiez à Fylaxo comme client, que nous gardons au plus 3 ans après notre dernier échange.

Pour y renoncer : n'ouvrez pas l'aide en ligne, ou demandez-nous d'effacer vos conversations ; désactivez « Notifications sur cet ordinateur », ou bloquez les notifications de Fylaxo dans les réglages de votre navigateur. Vous déconnecter arrête aussi les notifications sur ce navigateur, jusqu'à votre prochaine connexion.

16. Mineurs

Le Service s'adresse aux personnes de 15 ans et plus. Un enfant plus jeune ne peut l'utiliser qu'au sein d'un espace famille, avec l'accord d'un titulaire de l'autorité parentale.

17. Modifications

Nous pouvons faire évoluer la présente politique. La version en vigueur et sa date figurent en haut de cette page ; en cas de changement important, nous vous prévenons par e-mail ou dans l'application avant son entrée en vigueur.

18. Contact

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : contact@fylaxo.ai.